Die Rolle der Leitung Personalverwaltung / des HR Services Managers

Die Leitung Personalverwaltung / der HR Services Manager verantwortet temporär (interim) die stabile, rechtskonforme und effiziente Abwicklung aller operativen HR‑Kernprozesse über den gesamten Employee‑Lifecycle – von Eintritt bis Austritt. Dazu gehören u. a. Stammdatenmanagement, Vertrags- und Dokumentenerstellung, Zeitwirtschaft, Entgeltabrechnungsvorbereitung, HR‑Helpdesk/Ticketsteuerung, HR‑Reporting sowie die Sicherstellung von Compliance, Datenschutz und internen Kontrollen. Die Rolle ist besonders gefragt bei Vakanzen, Reorganisationen, Shared‑Service‑Aufbau, Systemumstellungen (HRIS/Payroll), Backlogs im Tagesgeschäft, Qualitätsthemen in der Abrechnung oder bei Audits. Der Interim‑Manager bringt Führungsstärke, Prozess‑ und Systemkompetenz sowie hohe Serviceorientierung mit – für verlässliche HR‑Services, messbare Qualität und eine spürbare Entlastung von HR Business Partnern und Fachbereichen.

Hauptaufgaben einer Leitung Personalverwaltung / HR Services Manager

Führung & Organisation

• Fachliche und disziplinarische Leitung von HR‑Administration/HR‑Services‑Teams (ggf. inkl. Payroll‑Schnittstelle, HR Helpdesk/Ticketing)
• Definition und Steuerung von KPIs/SLAs (z. B. Erstlösungsquote, Ticket‑Backlog, Bearbeitungszeiten, Payroll‑Accuracy)
• Ressourcen- und Kapazitätsplanung, Coaching & Weiterentwicklung des Teams
• Stakeholder‑Management zu HRBPs, Payroll, Finance, IT, Datenschutz, Betriebsrat

Operative HR‑Services (Employee Lifecycle)

• Steuerung der End‑to‑End‑Prozesse: Vertragswesen, Onboarding, Versetzungen, Änderungen, Offboarding. Erstellung/Prüfung arbeitsrechtlich korrekter HR‑Dokumente (Verträge, Nachträge, Bescheinigungen, Zeugnisse)
• Stammdatenqualität (Master Data Governance), digitale Personalakte, Fristenkontrolle
• Schnittstelle zur Lohn‑ und Gehaltsabrechnung: Vor- und Nachbereitung, Plausibilitäten, Fehlzeiten-/Zuschlagslogik. 

Zeitwirtschaft & Abrechnungsvorbereitung

• Sicherstellung korrekter Zeit- und Abwesenheitsprozesse (Schichtmodelle, Tarif-/Betriebsvereinbarungen, AT)
• Prüfung von Zeitsalden, Zuschlägen, Sonderregelungen (z. B. Rufbereitschaft, Prämien)
• Übergabe qualitätsgesicherter Abrechnungsdaten an Payroll; Fehleranalysen und Korrekturen

HRIS, Systeme & Digitalisierung

• Betrieb/Optimierung gängiger HR‑Systeme (z. B. SAP HCM/SF, Workday, Microsoft D365 HR, Paisy, DATEV, SD Worx)
• Einführung/Optimierung von Self‑Services (MSS/ESS), Ticket‑Systemen und E‑Signatur
• Standardisierung, Automatisierung (RPA/Workflows) und Dokumentation der Prozesse

Compliance, Datenschutz & Audit‑Fähigkeit

• Einhaltung von Arbeitsrecht, Tarif- und Betriebsvereinbarungen, DSGVO/BDSG, Melde‑/Bescheinigungswesen
• IKS in HR‑Prozessen (Vier‑Augen‑Prinzip, SoD), Revisions- und Wirtschaftsprüfer‑Schnittstelle
• Vorbereitung/Begleitung von internen und externen Audits, Umsetzen von Findings & Maßnahmen

Reporting & Qualitätssicherung

• Aufbau von HR‑Dashboards (z. B. Fluktuation, Abwesenheiten, Headcount, FTE, Kosten)
• Service‑Qualität messen (KPIs/SLAs), Root‑Cause‑Analysen, kontinuierliche Verbesserung (KVP/Lean)
• Richtlinien, SOPs, Prozesslandkarten und Schulungskonzepte etablieren

Projektunterstützung & Sonderthemen

• Stabilisierung bei Backlogs (Digitale Akte, Ticket‑Stau, Vertragswesen, Zeugnisse)
• Carve‑outs/Merger‑Integration, Standortkonsolidierung, SSC‑Aufbau/Near‑ & Offshoring‑Steuerung
• Change‑Begleitung, Kommunikation und Schulungen für Führungskräfte/Mitarbeitende

Warum setzen Unternehmen eine Interim‑Leitung Personalverwaltung / HR Services Manager ein?

Betriebssicherheit & Entlastung: Schnelle Stabilisierung des Tagesgeschäfts, verlässliche HR‑Services und geringere Fehlerquoten – auch in Peak‑Phasen

Compliance & Prüfungsfähigkeit: Sicherstellung rechtskonformer Prozesse, belastbarer Dokumentation und auditfester Kontrollen

Transformation & Effizienz: Professionelle Standardisierung, Digitalisierung und Automatisierung für nachhaltige Kostensenkung und bessere Servicequalität

Führung & Change: Temporäre Leitung bei Vakanz/Neuausrichtung – mit Erfahrung im Aufbau leistungsfähiger Teams und SSC‑Strukturen

Zusammengefasst:

Eine Interim‑Leitung Personalverwaltung / ein HR Services Manager sorgt für stabile, skalierbare und rechtskonforme HR‑Services. Durch klare Steuerung, starke Prozess‑ und Systemkompetenz sowie hohe Serviceorientierung werden Qualität, Geschwindigkeit und Transparenz im HR‑Betrieb deutlich verbessert – in mittelständischen Unternehmen ebenso wie in internationalen Konzernen oder Shared‑Service‑Umgebungen.

Der Tagessatz liegt zwischen 1.000 & 1.300 EUR.

Benötigen Sie dringend eine Interim Leitung Personalverwaltung? Jetzt Profil anfragen: Wir liefern innerhalb von 24–48 Stunden passende Interim‑Profile – geprüft, verfügbar und passgenau.

---

JPIMC - Interim Management Provider im Human Resources (HR) in Hamburg, Berlin & Frankfurt am Main

Unser Team ist gerne für Sie da

+49 040 88 21 801 - 0 kontakt@jpimc.de