Die Rolle des Interim Head of Shared Services HR / HR SSC Lead

Der Interim Head of Shared Services HR / HR SSC Lead verantwortet befristet die Führung, Optimierung und Skalierung eines HR Shared Service Centers (SSC/GBS). Dies umfasst die operative Steuerung aller standardisierbaren HR‑Services wie HR‑Administration, Zeitwirtschaft, Payroll‑Schnittstelle, HR Helpdesk/Ticketing, Dokumentenmanagement und HR Reporting. Die Rolle ist besonders gefragt bei Reorganisationen, Internationalisierung, Standortkonsolidierungen, SSC‑Aufbau, Prozessharmonisierung oder bei Qualitäts- und Effizienzthemen im HR-Betrieb. Der Interim‑Manager bringt umfangreiche Erfahrung im Aufbau globaler HR‑Service‑Organisationen, klar definierter End‑to‑End‑Prozesse und KPI‑basierter Steuerungsmodelle mit – für stabile, skalierbare und kosteneffiziente HR‑Serviceleistungen.

Hauptaufgaben eines Interim Head of Shared Services HR / HR SSC Lead

Führung & Serviceorganisation

• Fachliche und disziplinarische Leitung des HR SSC/GBS (lokal oder international). Aufbau, Führung und Weiterentwicklung von Teams in HR Admin, Time, Payroll‑Interface, HR Helpdesk
• Definition und Steuerung von SLAs, KPIs und Opex-Zielen
• Workforce Management, Ressourcenplanung sowie Performance‑/Qualitätssteuerung

Shared Service Center Aufbau & Skalierung

• Design, Aufbau oder Erweiterung von HR SSC‑Strukturen (lokal/regional/global)
• Standortentscheidungen, Transition‑Planung, Cutover & Hypercare‑Management
• Near‑/Offshoring‑Modelle (Vendorsteuerung, Knowledge Transfer, Trainingskonzepte)
• Definition eines global einheitlichen Servicekatalogs & Governance‑Modells. 

Prozessharmonisierung & Digitalisierung

• Standardisierung von E2E‑HR‑Prozessen (Hire‑to‑Retire) über Länder und Standorte hinweg
• Einführung/Optimierung digitaler Workflows, Case Management & E‑Signaturen
• Etablierung eines globalen IKS (SoD, Vier‑Augen‑Prinzip, Berechtigungsmodelle)
• Prozessdokumentation, SOPs, SLAs, RACI‑Modelle

HRIS, Systeme & Automatisierung

• Steuerung der HR Systemlandschaft (z. B. SAP HCM/SF, Workday, Microsoft D365 HR, Personio)
• Data‑Quality‑Programme, Stammdaten-Governance, Rollen-/Berechtigungskonzepte
• Einführung oder Optimierung von ESS/MSS, Wissensdatenbanken, Ticketsystemen
• Nutzung von Automatisierungstechnologien (RPA, OCR, Workflow Engines). 

Change‑, Stakeholder‑ & Kommunikationsmanagement

• Change‑Architektur und Kommunikationsstrategie für Transformation & SSC‑Einführung
• Abstimmung mit HR Business Partnern, Payroll, IT, Finance, Legal & Betriebsrat
• Trainings, Super‑User‑Netzwerke & Enablement für Führungskräfte und Mitarbeitende
• Förderung von Serviceorientierung & „One HR“-Mindset im gesamten Unternehmen

Reporting, Performance & Wertbeitrag

• Aufbau von Dashboards (z. B. Cost‑to‑Serve, SLA‑Erfüllung, Bearbeitungszeiten, Fehlerquoten)
• Value‑Tracking (Qualitätsverbesserungen, Kosteneffizienz, Produktivitätssteigerungen)
• Laufende Optimierungen über KVP/Lean und Benchmarks.

Warum setzen Unternehmen einen Interim Head of Shared Services HR ein?

Schnelle Stabilisierung der HR‑Services: Sofortige Verbesserung von Qualität, Geschwindigkeit und Transparenz im HR‑Betrieb

Effizienz & Skalierbarkeit: Einführung klarer Strukturen, Standardisierung und Automatismen – messbare Kostensenkung

Transformation zuverlässig steuern: SSC‑Aufbau, Transition‑Planung, Systemumstellungen und Internationalisierung aus einer Hand

Externes Know‑how & Unabhängigkeit: Erprobte Best‑Practice‑Modelle aus SSC/GBS‑Organisationen – ohne interne Vorprägung

Zusammengefasst:

Ein Interim Head of Shared Services HR / HR SSC Lead sorgt für stabile, effiziente und skalierbare HR‑Serviceprozesse. Mit tiefem Prozess‑ und Systemwissen, internationaler SSC‑Erfahrung und klarer Führungsstärke schafft er messbare Verbesserungen bei Qualität, Compliance, Geschwindigkeit und Kosten – im Mittelstand, in internationalen Konzernen und in globalen Shared Service Strukturen.

Der marktübliche Tagessatz‑Range (DACH): 1.200 – 1.900 EUR pro Tag.

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